Una de les preguntes que amb major freqüència acostuma a repetir-se amb motiu del tancament comptable de cada exercici econòmic és fins quan haurem de conservar la documentació comptable sense córrer risc davant una possible inspecció tributària?

Resposta

Com a norma general, no es recomanable destruir la documentació inferior a 6 anys d’antiguitat.

En cas de períodes impositius amb BINS i/o deduccions que no son objecte d’aplicació per insuficiència de quota íntegra, aquesta documentació ha de conservar-se un mínim de 10 anys.

En operacions que puguin generar efectes futurs (per exemple en béns d’inversió amortitzables), es recomanable conservar la documentació fins que hagi prescrit l’últim dels períodes impositius afectat per les operacions.

Els terminis anteriors, han de ser-ho sense oblidar la prolongació dels mateixos per les possibles interrupcions del còmput de prescripció en l’àmbit tributari.

Ampliació informació

Si bé es una qüestió que mai ha tingut una resposta fàcil, les últimes modificacions tributàries normatives no han contribuït a simplificar aquests límits temporals. Amb aquesta nota tractarem de sintetitzar aquestes obligacions de conservació de documentació comptable-mercantil, centrant-nos únicament en les exigències derivades de la normativa tributaria.

Motiu	Període de temps
Prescripció del Dret de l’Administració Tributària per practicar la liquidació d’un tribut	4 anys, a comptar des del dia següent a la finalització del període reglamentari de presentació. Les interrupcions tallen el termini de prescripció (comprovacions, complementàries...)
Delicte fiscal: quan l’import defraudat sigui superior a 120.000 euros	5 anys, amb el mateix còmput del temps anterior
Delicte fiscal agreujat: quan l’import defraudat sigui superior a 600.000 euros, s’hagin utilitzat paradisos fiscals per la ocultació...	10 anys des del moment de la seva comissió
Factures o documents acreditatius del preu d’adquisició d’un element de l’immobilitzat sotmès a amortització	Durant tota la vida útil del mateix i els quatre anys següents
Obligació establerta al art. 30 del Codi de Comerç	6 anys a comptar des de l’últim seient realitzat
Per l’allargament en l’Impost sobre Societats del Dret a la compensació de BINS (indefinit) i de l’aplicació de deduccions en quota (18 anys)	10 anys següents a la seva generació
Concessió de subvencions	10 anys des del moment de la concessió

Precisions:

• La nova redacció de l’art. 115 de la Llei 34/2015 de Modificació de la LGT, faculta a la Inspecció de Tributs a la comprovació i recerca (fins i tot per requalificar fets, actes o negocis) d’exercicis econòmics prescrits quant al Dret a liquidar, i a la comprovació precisa per a la regularització d’exercicis no prescrits. Aquesta facultat, com s’ha dit, si fa referència a BINS i deducció de quotes en l’IS, està limitada a 10 anys.
• Les empreses han d’estar sempre en disposició de provar el preu d’adquisició de qualsevol element de l’actiu que consti en el balanç per un valor comptable superior a zero, amb independència del temps transcorregut des de la seva adquisició. De no ser així, Hisenda pot considerar que en cas de no poder-ho acreditar documentalment, aquest valor serà zero.
•  Transcorreguts els 10 anys relatius a la comprovació de BINS i deduccions en quota de l’IS, l’empresa únicament estarà obligada a exhibir les liquidacions i la comptabilitat (Compte Anuals i llibres comptables), així com el seu dipòsit en el Registre Mercantil.

Exemple

Com ja ha justificat el Tribunal Suprem, la Inspecció de Tributs pot comprovar un negoci jurídic realitzat en un període impositiu ja prescrit. Pot qualificar-ho com a frau de Llei o conflicte en aplicació de la norma tributaria, i ajustar els efectes que aquest negoci pogués assortir en els períodes no prescrits.

Més informació a:

http://www.cigassociats.com